Zarządzanie i administrowanie zasobem nieruchomości Miasta i Gminy Syców, targowiskiem miejskim w Sycowie oraz świetlicami wiejskimi Gminy Syców z podziałem na 3 zadania

5. Zadanie nr 3 - Administrowanie świetlicami wiejskimi w Gminie SycówSzczegółowy opis przedmiotu zamówienia:1) bieżące administrowanie budynkami i lokalami świetlic wiejskich w Gminie Syców w sposób zapewniający prawidłowe i zgodne z prawem ich funkcjonowanie,2) prowadzenie książki obiektu budowlanego i dokonywanie w niej wpisów,3) przechowywanie i wytwarzanie dokumentacji dotyczącej budynków i lokali świetlic wiejskich, w tym dokumentacji technicznej i dokumentacji finansowo-księgowej, z wyłączeniem opracowań projektowych i dokumentów technicznych robót budowlanych wykonywanych w obiekcie bezpośrednio przez Zamawiającego,4) na każdorazowe żądanie Zamawiającego okazywanie posiadanej i wytwarzanej przez Wykonawcę dokumentacji odnoszącej się do przedmiotu Umowy,5) zapewnianie niezbędnych kontroli technicznych budynków i lokali świetlic wiejskich oraz instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie świetlic wiejskich zgodnie z przepisami prawa budowlanego,6) przystosowanie budynków i lokali świetlic wiejskich do obowiązujących przepisów ochrony przeciwpożarowej, w tym coroczna legalizacja gaśnic,7) zapewnianie technicznego pogotowia awaryjnego z czasem reakcji nie dłuższym niż 24 godziny od momentu zgłoszenia awarii oraz usuwanie awarii,8) dokonywanie bieżących napraw i konserwacji w budynkach i lokalach świetlic, których koszt nie przekracza 1 000,00 zł netto,9) dokonywania bieżących napraw i konserwacji w budynkach i lokalach świetlic wiejskich, których koszt przekracza 1 000 zł netto pod warunkiem uzyskania zgody Zamawiającego,10) zawieranie i monitorowanie wykonania umów dostawy energii elektrycznej, wody, odprowadzania ścieków i wywozu odpadów na podstawie odrębnie udzielonego pełnomocnictwa,11) zawieranie umów najmu świetlic wiejskich w imieniu i na rzecz Zamawiającego, na podstawie odrębnie udzielonego pełnomocnictwa i zgodnie z harmonogramami wynajmów prowadzonymi przez Sołtysów, w tym:a) wystawianie faktur VAT z tytułu wynajmu świetlic wiejskich,b) pobieranie i rozliczanie kaucji pobranych od najemców,c) refakturowanie kosztów mediów zużytych przez najemców,– kierując się obowiązującym regulaminem korzystania ze świetlic wiejskich i stawkami wynajmu świetlic wiejskich określonych odrębnymi przepisami, mając na uwadze również niekomercyjną i społeczną funkcję świetlic wiejskich oraz współpracując w tym zakresie z Zamawiającym i Sołtysami,12) gromadzenie wszelkich należnych dochodów uzyskanych z tytułu realizacji Umowy na rachunku pomocniczym wskazanym przez Zamawiającego,13) prowadzenie w imieniu Zamawiającego ewidencji dochodów wpływających na rachunek pomocniczy poprzez prowadzenie ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej. Ewidencja analityczna winna być prowadzona w pomocniczych księgach rachunkowych umożliwiających ustalenie dochodów według źródeł ich pochodzenia w układzie: saldo początkowe, przypis, odpis, wpłata saldo końcowe (zaległość, nadpłata) dla każdego klienta,14) prowadzenie rejestru sprzedaży VAT, który Wykonawca przekazuje do dnia 20. następnego miesiąca służbom finansowym Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie, na podstawie którego sporządzana jest deklaracja VAT oraz dopełnianie w tym zakresie wszelkich czynności określonych przepisami prawa podatkowego,15) pozostawanie w kontakcie i współpracy z Sołtysami, w tym:a) reagowanie na wnioski i uwagi Sołtysów odnoszące się do przedmiotu Umowy i zgłoszone Wykonawcy pisemnie, w tym również drogą elektroniczną, za pośrednictwem wyznaczonego pracownika Urzędu Miasta i Gminy w Sycowie,b) uprzednie informowanie Sołtysów o planowanych działaniach podejmowanych względem świetlic wiejskich,c) przekazanie Sołtysom informacji dotyczącej osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń awarii, szkód i usterek w świetlicach wiejskich,16) pozostawanie w nieustannym kontakcie z Zamawiającym w zakresie przedmiotu Umowy,17) informowanie Zamawiającego o stanie technicznym nieruchomości, w tym konieczności wykonania remontu lub rozbiórki,18) posiadanie opłaconej polisy od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności w zakresie odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej na kwotę nie niższą niż 300 000,00 zł (trzysta tysięcy złotych) przez cały okres obowiązywania Umowy,19) w zakresie nieprzekraczającym zwykłego zarządu podejmowanie wszelkich decyzji i dokonywanie wszelkich czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym i zgodnie z ich przeznaczeniem,20) złożenie Zamawiającemu sprawozdania z wykonania wskazanych wyżej obowiązków wraz ze zwrotem dokumentacji odnoszącej się do przedmiotu Umowy, w tym także dokumentacji wytworzonej przez Wykonawcę w trakcie obowiązania Umowy, w terminie miesiąca od zakończenia Umowy.