Zakup nowego oprogramowania do ewidencji i inwentaryzacji muzealiów oraz zbiorów bibliotecznych Muzeum Kresów w Lubaczowie

4.1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zakup nowego oprogramowania do ewidencji i inwentaryzacji muzealiów oraz zbiorów bibliotecznych Muzeum Kresów w Lubaczowie.4.2. Ogólne wymagania systemu to m.in.:1) System musi umożliwiać ewidencjonowanie zbiorów będących własnością lub w posiadaniu Muzeum poprzez tworzenie rekordów dla następujących typów obiektów:a) obiekty pojedyncze – indywidualne, samodzielne przedmioty ewidencjonowane jako odrębne jednostki muzealne;b) zespoły obiektów (wraz z elementami zespołu) – grupy przedmiotów stanowiące logiczną i funkcjonalną całość, w skład których wchodzą elementy posiadające jednocześnie indywidualny charakter i znaczenie jako samodzielne dzieła;c) obiekty złożone (wraz z elementami obiektu złożonego) – przedmioty składające się z trwałych, nierozłącznych komponentów, tworzących jeden ewidencyjny byt wpisany pod wspólnym numerem, których części nie funkcjonują samodzielnie (np. komoda z szufladami i kluczami, dzbanek z pokrywką).2) System powinien umożliwiać jednoznaczne i czytelne oznaczanie typów obiektów w sposób umożliwiający ich łatwe rozpoznanie, niezależnie od przyjętego systemu numeracji inwentarzowej. W szczególności System powinien zapewniać możliwość odróżniania obiektów pojedynczych, obiektów złożonych oraz zespołów obiektów, a także umożliwiać generowanie zestawień i raportów muzealnych z uwzględnieniem liczby obiektów danego typu.3) Z uwagi na fakt, iż w księgach inwentarzowych Zamawiającego obiekty złożone oraz zespoły obiektów posługują się analogiczną strukturą numeracji (np. MUZ/H/00022/1–2 jako obiekt złożony, MUZ/H/00023/1–9 jako zespół obiektów), System musi umożliwiać ich rozróżnienie przy użyciu dodatkowych mechanizmów identyfikacyjnych, niezależnych od formatu numeru inwentarzowego – na przykład poprzez zastosowanie rozróżnień graficznych.4) System musi umożliwiać ewidencjonowanie przedmiotów niebędących własnością Muzeum, przechowywanych w Instytucji zarówno w trybie długoterminowym (tzw. depozyty), jak i krótkoterminowym – w tym obiektów wypożyczanych na wystawy czasowe, przedkładanych do oceny w związku z planowanym zakupem, przekazywanych do badań, ekspertyz lub innych celów merytorycznych.5) Dla przedmiotów tego typu System powinien umożliwiać tworzenie i stosowanie odrębnych systemów numeracji, zgodnych z wewnętrznymi regulacjami Instytucji, takimi jak m.in. Rejestr Komisji Zakupów Muzealiów, Rejestr Komisji Pozyskiwania Darów czy protokoły wejścia obiektów.6) System musi umożliwiać usuwanie rekordów obiektów wyłącznie przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia nadane przez Administratora. Proces usuwania powinien być zabezpieczony mechanizmem weryfikacyjnym, wymagającym jednoznacznego potwierdzenia zamiaru usunięcia rekordu, celem wyeliminowania ryzyka przypadkowej lub nieautoryzowanej utraty danych.7) System powinien umożliwiać zmianę statusu obiektu ujętego w księdze inwentarzowej ze statusu „na stanie” na status „wykreślony” (tj. wykreślony z ewidencji). Zmiana ta musi być w ewidencji wyraźnie i czytelnie oznaczona, przy jednoczesnym zachowaniu pełnej dostępności metadanych danego obiektu. Skreślone obiekty nie mogą zostać trwale usunięte z Systemu – ich dane muszą pozostać zarchiwizowane i dostępne do wglądu oraz analiz. System musi zatem umożliwiać ewidencjonowanie obiektów utraconych lub wykreślonych z inwentarza, z zachowaniem integralności informacji historycznej.8) System musi być wyposażony w narzędzia umożliwiające konfigurowanie następujących funkcjonalności:a) automatycznej (zarówno w trybie standardowej edycji, jak i edycji zbiorczej) zmiany statusu obiektu/obiektów w wyniku wykonania określonej procedury systemowej (np. automatyczna zmiana statusu na „wypożyczony” w przypadku zarejestrowania wypożyczenia).b) blokowania możliwości edycji określonych procedur w przypadku wystąpienia zdefiniowanego statusu obiektu (np. zablokowanie możliwości ponownego wypożyczenia obiektu w przypadku, gdy posiada już aktywny status „wypożyczony” w danym przedziale czasowym).9) System powinien umożliwiać wykonywanie edycji grupowej (zbiorczej) danych zawartych w rekordach, w tym w szczególności pól opartych na słownikach kontrolowanych. Funkcjonalność ta powinna wspierać efektywne zarządzanie większymi zbiorami danych oraz zapewniać spójność i jednolitość informacji w Systemie.