"Organizacja jednodniowego wyjazdu integracyjno - relaksacyjnego dla dzieci i ich opiekunów z terenu powiatu pilskiego"

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca organizacji jednodniowego wyjazdu integracyjno – relaksacyjnego dla dzieci i ich opiekunów z terenu powiatu pilskiego. Celem zadania jest: • poznanie tradycji, kultury oraz historii poprzez uczestnictwo w interaktywnych warsztatach i nowoczesnych wystawach;• zmiana otoczenia i odciążenie od codziennych obowiązków, • integracja osób pełniących funkcję rodzica zastępczego i prowadzących rodzinny dom dziecka oraz dla dzieci i młodzieży przebywających w pieczy zastępczej, w tym usamodzielnianych; - działania wzmacniające kompetencje społeczne w ramach projektu pn. „Wsparcie deinstytucjonalizacji pieczy zastępczej w podregionie pilskim”. Działanie 6.15 Wsparcie rodziny i systemu pieczy zastępczej w ramach Programu Regionalnego Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021 – 2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. 2. Kody CPV: 80000000-4 usługi edukacyjne i szkoleniowe 63511000-4 organizacja wycieczek60172000-4 wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą 3. Realizacja cyklu jednodniowych wycieczek odpowiada na palącą potrzebę wsparcia psychopedagogicznego i integracyjnego rodzin zastępczych. Pozwoli zapobiec kryzysom w rodzinach, wzmocni i da dzieciom oraz usamodzielnianym poczucie przynależności oraz beztroskiego dzieciństwa.4. Wyjazd powinien się odbyć w terminie od początku września do końca października i obejmuje jedną jednodniową wycieczkę – wyjazd stanowi edukację dla grupy uczestników.5. Wyjazd będzie obejmować około 40 osób na jeden wyjazd, w tym dzieci i młodzieży z pieczy zastępczej, opiekunowie zastępczy, bliskie otoczenie rodzin zastępczych (dzieci biologiczne rodziców zastępczych) oraz kadra towarzysząca/koordynatorzy ze strony Zamawiającego.6. W przypadkach losowych liczba osób uczestniczących może ulec niewielkiej zmianie (2-4 osoby). Ostateczna liczba osób wraz z listą zostaną przekazana Wykonawcy na 5 - 7 dni przed realizacją Zamówienia. 7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy za faktyczną liczbę uczestników biorących udział w wycieczce (rozliczenie nastąpi wg ceny brutto/osobę).8. Termin wyjazdu zostanie uzgodniony z Zamawiającym.9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wycieczki, co najmniej 3 – dniowym wyprzedzeniem w przypadku wystąpienia niekorzystnych warunków atmosferycznych lub innych zdarzeń losowych.Temat i program wycieczki 1) Wycieczka jednodniowa do „DYNIOWATO” Kopaszyn 18; 62 – 100 Wągrowieca) Dostępność i zasady rezerwacji:- sezonowość: farma działa wyłącznie w sezonie jesiennym – od września do października;- inne stosowne informacje znajdują się na stronie internetowej: https://www.facebook.com/p/Dyniowato-100083393618033/?locale=pl_PLb) Program edukacyjny: warsztaty dyniowe, prezentacje 25 odmian dyń jadalnych i ozdobnych (poznawanie kształtów, barw i zastosowania).c) strefy rekreacyjne: labirynt w kukurydzy, tunele z wiszącymi tykwami, piaskownica z ziarnami kukurydzy, tor przeszkód, wyścigi na taczka/gokartach;d) plener i rękodzieło: aranżacje do zdjęć oraz możliwość zakupu przetworów, produktów lokalnych i dyń na wynos.Rozdział IV. II. Uwagi do tematu i programu wycieczki: 1. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiedniej ilości biletów wstępu, oraz zapewnienie warsztatów dyniowych dla dzieci i młodzieży dla około 40 uczestników;2. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia transportu autokarowego na trasie Piła - Kopaszyn 18; 62 - 100 Wągrowiec;3. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienie minimum dwuosobowej kadry wspierającej/animatorów (opieka i animacja);4. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia na czas jednodniowej wycieczki stosownego ubezpieczenia NNW uczestników i kadry, tj. dla około 42 osób;5. Czas wycieczki jednodniowej wynosi co najmniej 4 godziny, bez uwzględnienia czasu podróży uczestników.Rozdział V. Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zapewnia: a) transport uczestników z Piły do miejsca realizacji usługi i z powrotem do Piły autokarem z klimatyzacją. (parkingi, opłaty drogowe). W przypadku awarii autokaru zapewnienie autokaru zastępczego na koszt Wykonawcy. Wyjazd z Piły z parkingu Starostwa Powiatowego przy al. Niepodległości 37;b) zapewnienie minimum dwuosobowej wykwalifikowanej kadry wspierającej/animatorów;c) ubezpieczenie NW dla wszystkich uczestników szkolenia; d) stały kontakt z Zamawiającym w trakcie trwania wyjazdu;e) zakup biletów wstępu do atrakcji zaplanowanych na daną wycieczkę jednodniową;f) Zapewnienie obiadu dwudaniowego serwowanego w stacjonarnym lokalu gastronomicznym o odpowiednim standardzie w okolicy Wągrowca – zupa, danie główne, napój (woda, sok). Wykonawca zapewni opcję posiłków uwzględniając potrzeby dietetyczne – takie jak dieta wegetariańska, bezglutenowa, bez laktozowa, zgłoszone wcześniej przez Zamawiającego;g) Realizacji usługi w sposób bezpieczny, zgodny z obowiązującymi przepisami, dostosowany do potrzeb dzieci i ich opiekunów;h) prowadzenia list obecności uczestników Wycieczki;i) Wykonawca ma obowiązek informowania uczestników o współfinansowaniu usługi ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszu Europejskiego dla Wielkopolski na lata 2021 – 2027, Priorytet VI, Działanie 6.15 – Wsparcie rodziny i systemu pieczy zastępczej;j) Wykonawca wystawi dla każdego uczestnika wyjazdu zaświadczenie potwierdzające udział w wycieczce oraz przekaże Zamawiającemu kopie zaświadczeń potwierdzone za zgodność z oryginałem;k) organizacji i koordynacji przebiegu wyjazdu, w tym wsparcie logistyczne i opiekuńcze;l) Zapewnienie pilota wycieczki sprawującego opiekę organizacyjną nad grupą podczas całego wyjazdu.2. Dodatkowo Wykonawca zobowiązuje się do:1) realizacji obowiązku informacyjnego i promocyjnego poprzez oznakowanie prowadzonej dokumentacji/wydanych zaświadczeń logami unijnymi dotyczącymi programu (wzory Wykonawca otrzyma od Zamawiającego do 10 dni po podpisaniu umowy), zgodnie z rozporządzeniem 2021/1060 (w szczególności z załącznikiem IX – Komunikacja i widoczność) oraz zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta i Księgą Tożsamości Wizualnej dostępnymi na stronie internetowej FEW, 2) prowadzenia dokumentacji oraz przekazania jej w formie pisemnej po zakończeniu realizacji Usługi Zamawiającemu, 3) stałego kontaktu z pracownikiem Zamawiającego realizującej w trakcie realizacji Usługi, 4) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczeństwo uczestników podczas realizacji Usługi, 5) Wykonawca jest zobowiązany przy złożeniu oferty do przedłożenia szczegółowego programu i harmonogramu wycieczki.