Usługa kompleksowej organizacji konferencji pn. „Cisza w czasach chaosu”

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji dwudniowej konferencji. Usługa powinna zostać zrealizowana w hotelu zlokalizowanym na terenie województwa łódzkiego, z wyłączeniem miasta Łódź, z dala od ciągów komunikacyjnych o wysokim natężeniu ruchu, rozumianych jako skrzyżowania, autostrady i drogi szybkiego ruchu. Hotel powinien posiadać bazę konferencyjną dostosowaną do podanej ilości osób, umożliwiającą realizację programu konferencji.2. Celem wydarzenia jest podsumowanie działań realizowanych w ramach projektu „Zbudowanie systemu koordynacji i monitorowania regionalnych działań na rzecz kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie, w tym uczenia się dorosłych” oraz doskonalenie kadr systemu edukacji w zakresie doradztwa zawodowego, uczenia się przez całe życie oraz kształcenia zawodowego w kierunku lepszego dopasowania do potrzeb nowoczesnej gospodarki, wzrostu innowacyjności i zwiększania transferu nowych technologii.3. Usługa powinna mieć charakter kompleksowy, do Wykonawcy należeć będzie w szczególności zapewnienie:a) zapewnienie miejsca do organizacji wydarzenia: bazy noclegowej, sali konferencyjnej, sal warsztatowych wraz z foyer, udostępnienie szatni oraz toaletb) koordynacja konferencjic) zapewnienie moderatora podczas konferencjid) zapewnienie prelegentów do przeprowadzenia prelekcji, poprowadzenia warsztatów oraz udziału w debacie podczas dwóch dni konferencjie) zapewnienie materiałów konferencyjnych dla uczestników konferencjif) przygotowanie raportu podsumowującego konferencjęg) zapewnienie poczęstunków na ciepło wraz z serwisem kawowym (2 x przerwa kawowa, 2 x poczęstunek na ciepło, kolacja zasiadana)h) usługa przewozu/transportu uczestników do i z miejsca konferencjii) streamingj) promocja konferencji (m.in. projekt kampanii promocyjnej konferencji, przygotowanie koncepcji identyfikacji wizualnej wydarzenia, zakup, projekt oraz edycja audio spotu reklamowego, zakup reklam banerowych i artykułów sponsorowanych w formie online na portalach internetowych, uruchomienie strony tzw. Landing paige, projekt zaproszenia na konferencję do zamieszczenia w sieci internetowej, projekt plakatu promującego wydarzenie)k) wykonywanie pozostałych prac w ramach obsługi konferencji (m.in. zapewnienie nadzoru do obsługi technicznej wydarzenia).4. Liczba osób: min. 180 max. 200 osób 5. Uszczegółowienie przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 – „Opis przedmiotu zamówienia”.