Przygotowanie, produkcja i realizacja sceniczna międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w 2026 roku w Warszawie

1. Przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie przygotowania, produkcji i realizacji scenicznej międzynarodowej konferencji „PISM Strategic Ark” odbywającej się w Warszawie w dniach 12-13 maja 2026 r., w hotelu Sofitel Victoria przy ul. Królewskiej 11 w Warszawie.2. Przedmiot zamówienia obejmuje:Przygotowanie, produkcję, realizację sceniczną wydarzenia, rozumianą jako:1) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów na sali plenarnej,2) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów w foyer,3) Wykonanie instalacji oświetlenia, nagłośnienia i multimediów we wskazanych salach dodatkowych konferencji,4) Produkcja elementów brandingu,5) Montaż i demontaż sprzętu w obiekcie zgodnie z harmonogramem określonym w punkcie VI, oraz kompleksowa obsługa techniczna wydarzenia zgodnie ze szczegółową agendą merytoryczną, która zostanie przedstawiona przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy.6) Realizację prób scenicznych w dniu 11 maja najpóźniej od godziny 14.00 do 19:00 – zależnie od oferty Wykonawcy,7) Rearanżację techniczna sal konferencyjnych, zgodnie z agendą merytoryczną.8) Transport sprzętu technicznego na miejsce wydarzenia oraz odbiór i transport z miejsca wydarzenia, 9) Współpraca podczas realizacji wydarzenia z pozostałymi wykonawcami usług oraz instytucjami publicznymi wskazanymi przez Zamawiającego. W szczególności z podmiotami odpowiadającymi za:a. produkcję sygnału telewizyjnego i wszystkie powiązane z tym działania,b. przygotowanie oprawy graficznej 3D na ekrany multimedialne,c. udostępnienie obiektu, w którym odbywa się konferencja,d. ratownictwo medyczne,e. instytucjami publicznymi odpowiedzialnymi za ochronę władz państwowych i przedstawicieli rządów państw trzecich.10) Prawidłowe, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującymi, podłączenie wszystkich stanowisk/punktów/urządzeń do źródeł zasilania. Zabezpieczenie kabli/podłączeń najazdami kablowymi dla uniknięcia powstania zagrożenia dla bezpieczeństwa osób poruszających się po salach konferencyjnych i pomieszczeniach towarzyszących. Ponadto w miejscach, w których jest to konieczne położenie dodatkowych wykładzin. Zabezpieczenie urządzeń i elementów podwieszanych zgodnie z obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.3. Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia określony jest w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.